Mieux que le journal de bord ! Le task Plan !
Sentez-vous parfois que vous êtes submergé par un déluge de priorités ? Que vous êtes sans cesse en train de jongler entre les tâches « importantes » et « urgentes » ? Bien sûr, qui n’a pas vécu ça ? La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une solution ! Elle est à la fois théorique et pratique, et elle a été pensée pour vous aider à trier, organiser et, en fin de compte, à accomplir vos missions de manière plus efficace. Oubliez le journal de bord, place au Plan de Travail! Premièrement, abordons la théorie : la Matrice d’Eisenhower.
La Matrice d’Eisenhower : Définir l’Important et l’Urgent
La Matrice d’Eisenhower, nommée d’après « Ike » Eisenhower, général Américain, offre un moyen simple et efficace de distinguer les actions à entreprendre en fonction de leur importance et/ou de leur urgence. Bien que l’on ne sache pas exactement si elle était utilisée par ses soldats, cette matrice est depuis longtemps reconnue comme un outil efficace pour la gestion des priorités.
La matrice est divisée en quatre quadrants, chacun représentant une combinaison possible d’importance et d’urgence. Voici comment elle se présente :
- Important et Urgent : Ces tâches doivent être faites immédiatement.
- Important, mais Non Urgent : Ces tâches doivent être planifiées.
- Non Important, mais Urgent : Ces tâches peuvent être déléguées à d’autres.
- Non Important et Non Urgent : Ces tâches peuvent être éliminées.
Cependant, l’inconvénient de ce paradigme, c’est qu’on a tendance à considérer toutes les tâches comme étant « importantes » et « urgentes ». Pour éviter cette tendance, il faut de la discipline et une astuce opérationnelle : le Plan de Travail.
Le Plan de Travail : Une Astuce Pratique pour Combattre la Tendance à l’Urgence et à l’Importance
Voici une astuce pratique qui fonctionne réellement : le Plan de Travail. Pour commencer, vous aurez besoin d’un cahier et de suivre la procédure suivante :
- Chaque début de semaine (lundi), rédigez une « Macro To-Do List » des tâches à gérer dans la semaine à venir sur la page de gauche de votre cahier.
- Réservez ensuite 5 feuilles à partir de là, chaque feuille correspondant à un jour de la semaine (lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi). La 6ème feuille sera réservée à la to-do list de la semaine suivante.
- À la fin de chaque journée, établissez la « Mini To-Do List » du lendemain, en relisant votre Macro To-Do List.
En intégrant par la pratique cette méthode de la Matrice d’Eisenhower dans votre Plan de Travail, vous pourrez combattre votre pire ennemi : la tendance à vous submerger, et faire resplendir votre meilleur allié : la satisfaction d’avoir accompli vos missions et vos tâches. Vous serez dans le flow !
En suivant ces étapes, vous pourrez constater que la gestion des tâches n’est pas une montagne insurmontable, mais plutôt une série de collines que vous pouvez franchir une à une. Avec la Matrice d’Eisenhower et le Plan de Travail à votre disposition, vous aurez l’assurance d’être toujours sur la bonne voie. Et ce n’est pas tout ! Vous pourrez expérimenter une sensation de flux dans votre travail, une sorte de rythme qui vous permet d’avancer sans vous sentir submergé. Alors, n’attendez plus ! Sortez votre cahier et commencez à planifier dès maintenant.
#FAQ
Q : La Matrice d’Eisenhower s’applique-t-elle uniquement au contexte du travail ?
R : Non, absolument pas. Bien que la matrice d’Eisenhower soit souvent utilisée dans un contexte professionnel, elle peut aussi être appliquée à votre vie personnelle. Elle peut vous aider à hiérarchiser vos tâches ménagères, vos objectifs de santé et de fitness, vos projets de loisirs, etc.
Q : J’ai du mal à déterminer si une tâche est urgente ou importante. Comment puis-je faire pour mieux distinguer ?
R : L’urgence d’une tâche peut généralement être déterminée par le délai qui lui est associé. Une tâche urgente nécessite une action immédiate. L’importance d’une tâche, cependant, peut dépendre de la façon dont elle s’aligne sur vos objectifs à long terme. Si une tâche contribue directement à un objectif à long terme, elle est probablement importante.
Q : Est-ce que le Plan de Travail peut être utilisé avec d’autres outils de gestion de temps ?
R : Bien sûr ! Le Plan de Travail peut être un complément efficace à d’autres méthodes de gestion du temps. Par exemple, vous pouvez l’utiliser en conjonction avec la technique Pomodoro pour décomposer vos tâches en intervalles de travail concentré.
Q : Je me sens toujours submergé par mes tâches, même en utilisant le Plan de Travail. Que dois-je faire ?
R : Si vous vous sentez toujours débordé, il se peut que vous ayez trop de tâches à gérer. Essayez de déléguer certaines tâches ou de voir si certaines d’entre elles peuvent être éliminées. Il est également important de se souvenir que l’efficacité de ces techniques peut prendre du temps et nécessiter des ajustements pour s’adapter à vos besoins spécifiques.
Q : Est-ce que le Plan de Travail fonctionne pour des projets à long terme ?
R : Oui, le Plan de Travail peut être un outil utile pour gérer des projets à long terme. En décomposant le projet en tâches gérables et en les planifiant tout au long de la semaine ou du mois, vous pouvez faciliter la gestion du projet.
